למסופוני המלאי ישנם שני תפקידים עיקריים בבית העסק.
האחד, ספירת המלאי אשר מתרחשת אחת לשנה לכל הפחות. בעוד תפקידם השני הוא בהתנהלות השוטפת של בית העסק –  קבלת סחורה מספקים, העברת סחורה בין מחסנים ובדיקת מחירי מוצרים.

כל עסק חייב לבצע ספירת מלאי בסוף שנה, אך ספירת המלאי בבית העסק עשויה להיות תהליך ארוך וקשה וצפויה לקחת זמן עבודה רב.
לרוב, ספירת המלאי דורשת הכנות רבות ובית העסק צריך להיערך ליום ספירת המלאי על מנת לבצע אותו בצורה מיטבית. שימוש במסופוני מלאי חוסך זמן עבודה יקר, מייעל את התהליך ועוזר לשמור על סדר וארגון. בעזרת שימוש במסופוני מלאי ניתן להיות בטוחים כי העבודה בוצעה ביסודיות ואף פריט אינו נשכח בספירה.
מסופוני המלאי מקלים על העובדים, מזרזים את עבודתם והופכים את יום ספירת המלאי ליום שניתן לעבור בקלות ויעילות מבלי חשש.

לעומת ספירת המלאי, קבלת סחורה מספקים, העברת סחורה בין מחסנים ובדיקת מחירי מוצרים היא דבר שבשגרה. קבלת הסחורה שמתרחשת מספר פעמים רב במהלך החודש, מפריעה רבות להתנהלות השוטפת של העסק ויכולה לעכב את העבודה ואף להשבית קופה במהלך קליטת המוצרים. מספוני המלאי הופכים את קבלת הסחורה מהספקים, העברת הסחורה בין המחסנים ובדיקת מחירי המוצרים לתהליך קליטה מהיר יותר בבית העסק מבלי להפריע להתנהלות השוטפת של החנות ומבלי לפגום בשגרת העבודה ובמכירות. בעזרת מסופוני המלאי, ניתן לקלוט את המוצרים במחסן ומסופון המלאי מעדכן את הקופה בקליטת המוצרים החדשים. כך, קבלת הסחורה עוברת בקלות וביעילות ושומרת על עסק מסודר עם הרגלי עבודה נכונים.